Ændre samme tekst i mange dokumenter

I lang række dokumenter, har man af og til brug for at have samme tekst stående. Dette kan nemt løses ved at lave en skabelon, og basere alle de pågældende dokumenter på denne. Så indeholder dokumenterne den pågældende tekst. Problemet opstår imidlertid hvis teksten skal ændres. Gælder ændringen kun for nye dokumenter, kan det håndteres ved at ændre teksten i skabelonen. Skal ændringen imidlertid gælde i allerede oprettede dokumenter, bliver der tale om "håndretning" af dem alle. Ved man imidlertid på forhånd at problemet kan opstå, kan det håndteres på anden vis.

Antag at alle breve indeholder e-mailadresse og mobilnummer i sidefoden. Vi ved, at dette af og til skal ændres i alle vores 200 skabeloner. I stedet for at skrive teksten i sidefoden på på hver enkelt skabelon, skriver man den i stedet i en simpel tekstfil, som gemmes et passende sted.

I dokumenternes (evt,. skabelonernes) sidefod indsættes nu et IncludeText-felt, med reference til den pågældende fil, fx
{INCLUDETEXT  "c:\\Sidefod.txt"  \* MERGEFORMAT }
(Bemærk de dobbelte blackslashes i stien, hvis du vil skrive feltkoden selv i stedet for at bruge Indsæt - Felt).

Når du nu skal rette i teksten, skal du åbne tekstfilen, og foretage rettelsen der. Når du åbner dokumenterne, skal det være med den nye tekst. Hvis teksten ikke er rettet, højreklikker du på det pågældende felt, og vælger Opdater felt.

Indeholder dit sidehoved/-fod også et billede, kan du bruge næsten samme princip. Gem billedet et passende sted. Indsæt så et IncludePicure felt, der hvor du vil have billedet til at være placeret. Koden skal se således ud, hvis du skriver den selv:
{ INCLUDEPICTURE  "c:\\sidefod.jpg"  \* MERGEFORMAT }
(Bemærk også her de dobbelte blackslashes i stien, hvis du vil skrive feltkoden selv i stedet for at bruge Indsæt - Felt).

Skal du rette billedet, skal du udskifte dette med et andet, der gemmes under samme navn.

- Retur til Word -