Afhængige dropdownlister

Af og til vil man gerne lave flere dropdownlister, hvor indholdet af en dropdown, begrænses af valget i en anden dropdown. Fx kan jeg i en dropdown vælge mellem Frugt og Grønt (der kunne selvfølgelig være mange flere muligheder). I den næste dropdown, vil jeg så kun se enten frugt eller grønt. Dette gøres ved først at oprette en liste liste i regnearket med kategorierne. Dette kan gøres ved almindelige Datavalideringslister

Nu oprettes så en datavalideringslister med de to muligheder (illustrationen til højre herover). I eksemplet er denne dropdownliste oprettet i C1. Nu skal der så oprettes lister, der indeholder de elementer, der tilhører hver af kategorierne. I eksemplet her, er kategorien Frugt oprettet i E-kolonnen og Grønt i F-kolonnen.

Disse lister skal nu navngives med de samme navne, som er brugt i kategorien. Overskrifterne er ikke nødvendige, men kun medtaget for overskuelighedens skyld, da de netop ikke skal med i de navngivne områder. Figuren herover illustrerer at overskriften ikke er med i området Frugt. Når alle lister er navngivet, er man klar til at lave den afhængige dropdownliste.

NB! Den nemmeste måde at navngive et område på, er ved at markere dette, og så simpelthen taste navnet i Boksen Navn (hvor markørpilen er vist). Så slipper man for at skulle gå gennem navnestyring (det skal man dog, hvis man vil slette eller ændre på definitionen af en liste. Navnestyring findes i gruppen Definerede navne i fanen Formler.

Inden du skal oprette den afhængige dropdownliste, skal du vælge noget i den uafhængige dropdown, her i C1. Hvis du ikke har valgt noget her, får du en fejl, når du prøver at oprette datavalideringen. Jeg laver den afhængige dropdown i D1. Under Kilde skal der angives en formel, der udnytter funktionen INDIREKTE(), hvor cellen der peges på, er den, som indeholder den uafhængige eller styrende dropdown. Funktionen INDIREKTE() betyder at Excel opfatter det, der står i den celle som er argument som en "almindelig" reference.

Så er listen klar, og når det vælges noget i den første (uafhængige) dropdown, vil dette styre indholdet af den anden (afhængige) dropdown.

I praksis bør listerne ikke paceres lige ved siden af de dropdowns, som de skal fylde. De kan placeres længere ude i regnearket eller i et andet ark.

Der kan naturligvis oprettes flere "lag", så dropdown nummer to styrer indholdet af en tredje dropdown og så fremdeles. Bare man husker at der skal være overensstemmelse mellem det valgte og navnet på det område, der indeholder, de relevante data.