Valg af projektemne og udarbejdelse af emneformulering

Et stort spørgsmål hos mange kontorelever, ofte allerede inden de kommer på skole for første gang, er hvad de skal skrive fagprøve om, når den tid kommer. Her er det vigtigt at tage den med ro, da man alligevel ikke må gå i gang med fagprøven før inden for de sidste seks måneder af uddannelsestiden. Det er selvfølgelig ikke det samme som, at man ikke kan begynde at tænke over, hvilket emne, man vil skrive om, og eventuelt være opmærksom over for eventuelle spændende emner, man møder i løbet af praktikperioden.

Hvorfor overhovedet skrive en fagprøve? Formålet med fagprøven er at vise, at du kan

• formulere en ide (emneformulering for fagprøven)
• fastsætte mål (beskrive, hvad du vil opnå med fagprøven)
• planlægge og gennemføre projektet (den praktiske udførelse på praktikstedet, samt skrivning og fremlæggelse af rapporten)
• procesevaluere (evaluere hvordan projektet gik i forhold til mål og plan)

Det faglige udvalg under Undervisningsministeriet har bestemt at nogle emner kun må behandles, hvis det gøres neutralt og ud fra en administrativ synsvinkel. Det gælder arbejdsmiljø, herunder stress, mobning og lignende afledede emner, samt egen elevuddannelse både skoledel og praktisk del. Tidligere har disse emner været helt udelukket fra fagprøven, men nu er de altså tilladte under forudsætning af, at såvel arbejdsgiver som skole kan godkende, at formuleringen lægger op til en neutral beskrivelse. Vælger du et sådant emne, og formuleringen lægger op til, at du inddrager personlige, negative oplevelser ("klynk") kan skolen ikke godkende det, og gør vi det alligevel, risikerer du at få din fagprøve underkendt af det faglige udvalg for kontoruddannelserne, hvis den udtages til stikprøvekontrol - og det er jo ærgerligt, ikke mindst hvis du lige har fået en rigtig god karakter for den. Fagprøven er IKKE det rigtige forum til at få afløb for eventuelle frustrationer.

Til gengæld er der næsten ingen begrænsninger ud over dette. Man skal dog være opmærksom på, at fagprøven skal afspejle livet som faglært, og den må derfor tage udgangspunkt i en arbejdsopgave, som en nyuddannet faglært vil kunne få ansvaret for at udføre i praktikvirksomheden. Altså med andre ord, skal du skrive om "noget", som du vil kunne komme i berøring med, når du bliver udlært. Det kan til gengæld være mange forskellige ting, fx en arbejdsgang, der skal analyseres og forbedres, udarbejdelse af en vejledning, der mangler og meget andet. Se "Eksempler på emner" sidst i næste afsnit.

Selv om der stort set er frit valg på alle hylder, er ikke alle emner lige velegnede at skrive om, og der er en del overvejelser, som man bør gøre sig, inden man lægger sig fast på sit emne. Disse overvejelser er samlet i Oplæg til fagprøveprojektet, som du kan finde på www.specialer.dk.

Overvejelser i forbindelse med projektemne

Nu er du så klar til at "lede efter emner". I løbet af din elevtid vil du sikkert komme rundt i flere afdelinger/funktioner, og det er ikke givet at det bedste emne kommer fra den afdeling/funktion, du sidder i, når du skal skrive fagprøven, og det er bestemt heller ikke et krav, at emnet skal vælges i denne afdeling. Alle erfaringer siger bare, at det ofte kan være nemmest at få hjælp på arbejdspladsen, hvis man er tæt på de, der skal hjælpe.

Når tiden nærmer sig, og du skal til at lægge dig fast på et emne, har du måske to, tre eller flere idéer, som kan bruges. Hvis de alle er "skriveegnede", skal du vælge det, som du brænder mest for. Jo mere du er engageret i emnet, jo bedre vil resultatet typisk blive. Ønsker du at skrive i gruppe (hvilket er tilladt, selv om vi normalt ikke anbefaler det), er det vigtigt at alle i gruppen brænder lige meget for emnet - og at alle har den praktiske baggrund for at kunne skrive om det (og gå til eksamen i det). Det vil derfor være en stor fordel, hvis alle gruppemedlemmer har arbejdet i praksis i afdelingen og helst også med problemstillingen eller opgaven. Til eksamen bliver alle gruppemedlemmer stillet til ansvar for hele opgaven, og så nytter det ikke at svare på spørgsmål fra eksaminator eller censor med "Det ved jeg ikke, for jeg har aldrig selv været i afdelingen."

Emnet skal tage udgangspunkt i noget praktisk fra virksomheden, som skal belyses ud fra (nogle af) uddannelsens teorimodeller. Her er der principielt to veje at gå. Man kan vælge at fokusere mest på om opgaven vil kunne anvendes i jobmæssig sammenhæng (altså praktikstedets gevinst ved at udføre opgavens eventuelle forslag). Vi taler om at opgaven har høj nytteværdi. I dette tilfælde er karakteren ikke så vigtig (selvom alle naturligvis gerne vil have 12). Det vigtigste er at praktikvirksomheden kan bruge den til noget. Alternativt kan man sætte praktikstedets anvendelse lidt i baggrunden og i stedet skrive en opgave, som kan udløse en så høj karakter som mulig. Her taler vi om opgavens bytteværdi. På nogle uddannelser, er der stor forskel på, hvordan en opgave skal skrives fra et nytteværdi- og et bytteværdikriterium. På kontoruddannelserne er der heldigvis ikke så stor forskel, da fagprøven netop skal være praktisk orienteret, så for at opnå en høj bytteværdi, kræves der typisk at opgaven samtidigt har en høj nytteværdi.

Et andet kriterium, man kan lægge vægt på er "pensumnærhed". Vælger man et emne, der ligger tæt op ad det pensum, der er gennemgået på skoleforløbene, kommer man til at beskæftige sig med noget, man allerede har beskæftiget sig med i undervisningen. Det betyder at man nok hurtigere kan finde relevante teoretiske modeller, emnet kan være nemmere at forholde sig til og det kan være nemmere at drage paralleller mellem projekt og pensum i opgaven og ved den mundtlige eksamen. Vælger man i stedet noget, der ligger længere fra det gennemgåede pensum (men stadig inden for uddannelsens område), kan det være med til at give større faglig bredde, fordi man så er nødt til selv at sætte sig ind i den teoretiske side af emnet. Dette vil givetvis betyde at der skal ydes en større indsats, men mange finder det også mere givende og udviklende end "bare" at holde sig til pensum. Desværre er der ingen garanti for topkarakter uanset hvilken model, man vælger.

Endeligt emnevalg

Når du nu har dine idéer klar, skal du have fundet ud af, om de overhovedet kan bruges. Den første grovsortering er nem. Er de inden for de farlige zoner eller i gråzone4 omkring disse? Hvis "ja", så vil det ofte være en fordel at vælge et andet emne. At vælge et emne inden for de farlige områder, kan være som at balancere på en knivsæg. Det kan komme til at give problemer, hvis du insisterer. Et andet spørgsmål er, om fagprøven tager udgangspunkt i en opgave, som vil være relevant for dn nyuddannet indenfor dit speciale? Hvis "nej" så find et andet emne.

"Desværre" opfylder alle dine emner kriterierne, så der er endnu ikke udelukket nogen. Så er det, at det omtalte dokument, "Oplæg til fagprøveprojektet" kommer ind i billedet. Dokumentet har fire emner, hver med nogle spørgsmål, du bør overveje. Det første er en beskrivelse af din projektidé og hvorfor den er relevant for såvel dig, som dit praktisksted. Kan du ikke trække noget fornuftigt ud af ærmet her, bortset fra "Det lyder spændende" eller noget i samme stil, bør du finde et andet emne.

Det næste punkt er projektets gennemførelse i virksomheden. Her skal du overveje om virksomheden overhovedet er interesseret i at du vil arbejde med emnet. Nogle virksomheder vil fx ikke acceptere at elever skriver om løn- eller personalefunktioner og også andre emner kan være udelukket (fx af konkurrencehensyn). Hvis det er i orden, at du beskæftiger dig med emnet, hvem skal da være din vejleder ude i praktikvirksomheden? Du får selvfølgelig en vejleder på skolen, men denne kan ikke hjælpe dig med konkrete virksomhedsting, så her skal du have mindst én person i virksomheden, som kan hjælpe dig. Måske har du endda brug for hjælp fra flere, så undersøg lige om de, som kan hjælpe, har tid og lyst til faktisk at gøre det. Hvis du ikke er sikker på, at virksomheden er interesseret i at du skriver om emnet, eller du ikke er sikker på, at du kan få den hjælp, som er nødvendig, så skal du vælge et andet emne.

Tredje område, du bør overveje, er dine muligheder for at skaffe data til brug for opgaven. Hvilke kilder har du adgang til? Kan du selv samle data ind ved spørgeskemaundersøgelse, interview eller andre indsamlingsmetoder?  Vil alle relevante interne data være tilgængelige, eller er der nogle, du ikke kan få lov til at bruge? Hvilke problemer kan der i øvrigt opstå i forbindelse med dataindsamlingen? Hvis du på forhånd kan se, at det kan blive et problem at skaffe data, bør du vælge et andet emne.

Sidst, men absolut ikke mindst, skal du overveje hvilke af uddannelsens områder, det vil være relevant at inddrage i projektet. Det er ikke det samme som at du på forhånd skal tage endelig stilling til, hvilket teorigrundlag, der skal bruges i opgaven, men det er en god idé at have tænkt tanker. Ofte kan det endelig teorivalg først besluttes, når analysen er i gang. Du har fx konstateret at indførelsen af det nye bogføringssystem, ikke gik så godt som forventet, og du vil nu undersøge hvorfor og komme med forbedringsforslag. Det er ikke givet, at du på forhånd ved, om problemerne skyldes dårlig kommunikation, manglende motivation eller modstand mod forandringer - eller måske en kombination. Men det opdager du (forhåbentlig) undervejs, og så ved du, hvilke områder, du skal bruge teorien fra. Viser det sig, at medarbejderne er demotiverede, ville det nok være relevant at inddrage motivationsteorier og så fremdeles. Ender det med, at det viser sig, at du har fundet et emne, hvor du slet ikke kan inddrage nogen af fagets områder, skal du vælge et andet emne.

Ovenstående lyder som om, det er meget svært at finde et emne, men det er det heldigvis ikke. Hidtil har ingen måtte opgive at gøre uddannelsen færdig fordi de ikke kunne finde et emne til fagprøven. Faktisk finder de fleste rigtigt spændende og gode emner, men af og til smutter det for enkelte, og det er det vi gerne vil undgå med oplægget. Skolen kan ikke direkte hjælpe med emnevalg, da det i sidste ende altid er en sag mellem arbejdsgiver og elev (emnet godkendes på kontrakten af en repræsentant for arbejdsgiveren), men vi giver gerne gode råd om hvorvidt et emne lyder rimeligt.

Eksempler på emner

Her er nogle eksempler på emneområder, der har været skrevet fagprøver om. Du kan se konkrete titler på tidligere fagprøver i uddannelsesbogen for dit speciale.

• Indførelse af nye IT systemer
• Effektivisering af arbejdsgange
• Udarbejdelse af elev- eller medarbejderhåndbøger
• Udarbejdelse af instruktions- eller præsentationmateriale
• Analyser omkring kundetilfredshed
• Økonomiske analyser

Kort kan det siges, at der ofte skrives om "noget, der undrer", "noget man vil evaluere", "noget man vil foreslå ændret", "noget, man vil undersøge nærmere" og så videre.

Emneformulering

Du har nu - langt om længe - fundet det emne, du vil, kan og må skrive om. Nu mangler der bare at få det formuleret til fagprøvekontrakten. Ordlyden fra kontrakten skal også stå i opgaven, og det er den, der bestemmer, hvad du skal  have med i din opgave, så den er rigtig vigtig. Det lyder nemt, men er det desværre ikke altid.

Uden at ville generalisere, vil jeg vove at påstå, at længden på en emne-/problemformulering er proportional med længden på uddannelsen. På fagprøveniveau bør problemformuleringen være forholdsvis kort, men selvfølgelig præcis. På længere uddannelser, kan problemformuleringen ende med at blive endog særdeles lang.

Taksonomi i formuleringen

Før man går i gang med selve emneformuleringen er det en rigtig god idé at formulere fagprøvens mål. Med målet mener jeg, hvad man ønsker der skal komme ud af fagprøven. Det kan fx være "en mere tilfredsstillende arbejdsgang", forbedret kommunikation" eller lignende. Har man styr på målet, er det meget nemmere at sætte ord på formuleringen.

En god fagprøve er som en trebenet malkestol. En sådan står bedst, hvis alle tre ben er til stede. De tre ben i fagprøven er: praktisk anvendelighed, teoretisk fundament og selvstændighed. Det vigtigt at alle disse elementer er til stede. Mangler et eller flere, kommer fagprøven til at vakle. Det er derfor vigtigt at emneformuleringen tager hensyn til alle tre områder. Samtidigt bør man tage højde for det taksonomiske niveau, som man vil opnå i sin fagprøve. En emneformulering, der kun lægger op til en beskrivelse er ikke god, da dette udelukker selvstændig stillingtagen. Udtryk som   "analysere", "argumentere", "reflektere", "vurdere" og så videre giver mulighed for at få selvstændighedsbenet med. Så den type udtryk gør sig godt i emneformuleringer.

Imidlertid er det nødvendigt at have noget at basere sin selvstændighed på. Her er egne erfaringer og meninger ikke nok, selv om de gerne må indgå. Derfor skal der i enhver fagprøve indgå elementer af dataindsamling (empiri). Der tages ikke i emneformuleringen stilling til, hvor denne empiri skal fremskaffes. Det gøres senere i et metodeafsnit, men at bruge ord som "undersøge" eller lignende i problemformuleringen, er også tit fornuftigt.

Det skal ikke stå i emneformuleringen

Det er vigtigt at huske, at man skriver under på en fagprøvekontrakt. Problemformuleringen kan ændres senere, hvis den ikke fungerer, men det er en besværlig proces, der kræver fornyet godkendelse (med tilhørende underskrift) af såvel praktiksted som skole. Det er derfor vigtigt, at formulere sit emne, så risikoen for at den skal ændres, bliver mindst mulig. Det vil sige, at dedn be'r formuleres præcist, men bredt. Så kan man senere snævre den ind i afgrænsningerne.

Emneformuleringen bør ikke indeholde elementer af metode. Skriv fx ikke at I vil udarbejde en spørgeskemaundersøgelse. Det kan være at det senere viser sig, at det ikke kan lade sig gøre, og så står det i kontrakten. Nøjes med at skrive at I vil undersøge et eller andet. Så kan I altid fastlægge undersøgelsesmetoden senere. Det samme gælder selvfølgelig andre metodeelemener.

Lad på samme måde være med at foregribe løsningen i emneformuleringen. "Jeg vil komme med forslag til en ny og forbedret arbejdsgang" er et farligt løfte, hvis undersøgelserne viser, at arbejdsgangen allerede er optimal. Hvis I vil skrive noget om løsningsforslag, så modificer det med et "eventuelt" eller lignende.

Eksempler på emneformuleringer

Følgende er eksempler på emneformuleringer fra fagprøver, som jeg mener opfylder kriterierne for en god formulering. De er alle "anonymiserede", men jeg anfører hvilken uddannelse, de kommer fra:

"En undersøgelse af institutionernes behov for en samkørende og helhedsorienteret administration, med fokus på konsekvenserne af de administrative medarbejderes ændrede arbejdsgange ved en sådan administration." (Specialet Offentlig administration).

"En undersøgelse af, hvordan firma nn bedst muligt kan motivere unge mennesker til at søge elevplads i firmaet, og en analyse af de tiltag, som firmaet allerede anvender i denne sammenhæng med henblik på eventuelt at komme med forslag til et forbedret rekrutteringsprogram." (Specialet Administration).

"En undersøgelse af om nn kommune gør tilstrækkeligt for at motivere medarbejderne til at leve op til direktionens krav om digitalisering og effektivisering. I givet fald vil jeg komme med forslag, der kan tænkes at øge motivationen." (Specialet Offentlig Administration).

"I forbindelse med fima nn's opkøb af firma hh og tt er der opstået tre kulturer i firmaets hovedsæde. Jeg vil analysere de konsekvenser disse tre kulturer har for medarbejderne, og jeg vil om muligt fremsætte kvalificerede forslag til, hvordan de tre kulturer samles til én." (Specialet Administration)

"En undersøgelse og analyse af årsagerne til at patienter udebliver fra aftalte undersøgelser på afdeling nn på hh sygehus. Jeg vil eventuelt komme med forslag, der kan medvirke til at mindske antallet af patientudeblivelser." (Specialet Lægesekretær).

"En undersøgelse af lægesekretærens rolle i forbindelse med rapportering af utilsigtede hændelser. Lægesekretærernes syn på utilsigtede hændelser analyseres, og der gennemføres en vurdering af mulighederne for at motivere lægesekretærerne til at deltage aktivt i rapporteringen af utilsigtede hændelser. " (Specialet Lægesekretær).

"En analyse af behandlingen af kontrakter med henblik på at undersøge om kontraktbehandling kan foretages mere effektivt end i dag, og om muligt at komme med forslag til en forbedret procedure for kontrakthåndtering." (Specialet Administration)

"En undersøgelse af mulighederne for at reducere firma nn's rejseudgifter og en anlyse af, hvilken betydning reducerede rejseomkostninger vil have for firma nn." (Specialet Økonomi).

Husk, at du vil altid kunne få hjælp med formuleringen hos din vejleder, men i den sidste ende, er det dig selv, der skal formulere emnet, da dette jo er en del af formålet med overhovedet at skrive fagprøven.