Feltformat ved brevfletning

Når man laver brevfletning i Word med data fra eksterne datakilder, skal man være opmærksom på, at det kun er de ”rå” data, der flettes med. Formatering udført i Access-tabellen eller Excel regnearket, vil ikke blive overført. Er tallet 1234 fx vist som 1234,00 i Excel, vil det stå som 1234 efter fletningen. Det samme gælder datoer, der selv om de er indtastes som fx 23-02-09, efter en fletning vil blive vist i Words interne format, altså 2/23/09. Der er to muligheder for at løse dette problem. Den ene er at formatere sine data i Word, efter at de er hentet over (det gør man i praksis ved på forhånd at formatere flettefelterne, se nedenfor). Den anden er at ændre opsætningen på Word, så den ”tvinger” Excel til at bruge en ældre variant af brevfletningsmetodikken.

Formatering af felter i Word

Når et flettefelt er sat ind I Word, ses det som fx «Løn», altså feltnavnet skrevet inde i "danske" anførselstegn. Når feltet er sat ind det muligt at højreklikke på det, og vælge Feltkoder til/fra. Nu ses feltet som noget i denne stil:  {MERGEFIELD "Løn"}. Mens feltet er vist på denne måde er det muligt at redigere i det, fx for at formatere det. Vær opmærksom på, at der SKAL være en et mellemrum mellem { og indholdet og mellem indholdet og }.

 

Ret nu feltet til

 

{ MERGEFIELD "Løn" \# "0,00" }

 

og skjul igen feltkoden. Skal du også have tusindadskiller, skal feltet se således ud:

 

{ MERGEFIELD "Løn" \# "#.###0,00" }.

 

Er det en dato, der returneres som 2/23/09, kan du ændre feltets udseende til

 

{ MERGEFIELD "Dato" \@ "dd-MM-yy" }.

 

Vær opmærksom på, at år formateres med "yy" ikke med "åå", og at måned skal skrives med stort M, ellers tror Word, der menes minut. Prøv selv at eksperimentere med varianter af "d", "dd", "ddd", "dddd" "M", "MM", "MMM" og "MMMM", "yy" samt "yyyy". "-" kan erstattes med punktum osv. Ved at indsætte det samme fletfelt flere gange kan man opnå næsten alle de formater, man vil. Indsæt fx først fletfeltet

 

{ MERGEFIELD "Dato" \@ "dddd 'd.'" \* firstcap } (Bemærk ' omkring 'd.')

 

og dernæst fletfeltet

 

{ MERGEFIELD "Dato" \@ "d. MMMM, yyyy" }.

 

Begge felter skal stå på samme linje. Det skulle gerne give dette resultat i dokumentet:

 

Mandag d. 23. februar, 2009.

 

NB! Det kan være nødvendigt at opdatere felterne før ændringer i feltformater "slår igennem". Højreklik på et felt og vælg Opdater felt, for at opdatere.

 

Desværre er formateringsmulighederne ikke særligt godt dokumenteret i hjælpefunktionen i Word, og noget af hjælpen er direkte forkert. For at få første bogstav med stort, skal man skrive Firstcap, som i eksemplet her, ikke Førstestort som hjælpen siger. Alle store bogstaver hedder Upper, ikke Stortbogstav og så fremdeles.

DDE i stedet for OLE

Problemerne opstod, da Microsoft skiftede fra brevfletning via Dynamic Data Exchange (DDE, Word 2000 og tidligere) til brevfletning via Object Linking and Embedding (OLE, Word 2002 og senere). OLE overfører kun de rå data, ikke de formaterede, som DDE gjorde. Det er årsagen til, at man er nødt til at formatere "igen" i Word, selv om der allerede er formateret i Excel eller Access. Imidlertid kan man "tvinge" Word til at bruge den "gamle" metode.

 

Under Funktioner – Indstillinger vælges fanebladet Generelt. Her sættes flueben i "Bekræft konvertering ved åbning". Dette skal ske inden den eksterne fil bindes sammen med dokumentet, altså inden der vælges modtagerliste. Når man så vælger modtagerlisten vises en dalogboks. I denne vælges Microsoft Excel-regneark via DDE (eller en tilsvarende DDE funktion, hvis kilden ikke er et regneark). Nu kan man fortsætte brevfletningen på almindelig vis, og formatet hentes nu med over fra kilden til Word.

 

"Bagdelen" ved denne løsning er, at det ikke er alle formater, som man kunne ønske i Word, der kan dannes i kilden, fx Excel. Desuden kan denne metode kun lave brevfletning, hvis kildes står i første ark i projektmappen.

 

NB! Det er selvfølgelig stadig muligt at formatere felterne i Word, også ved denne metode, men så går lidt af "fidusen" af.

 

- Til top -

- Retur til Word -