Fletning med billeder i Word

Brevfletning i Word er forholdsvis nemt, hvis man ved hvordan det skal gøres. Formålet er at skrive enslydende eller næsten enslydende dokumenter til en række modtagere. Disse kan så være oprettet i et andet dokument, være gemt i Excel, i Access eller andre datakilder. Af og til har man brug for at lade et billede indgå i brevet, og det volder heller ikke problemer, hvis der er tale om det samme billede i alle brevene, da det så bare indsættes i flettedokumentet før fletningen gennemføres. Men hvis billeder skal være forskellige i hvert enkelt brev må Words brevfletningsfunktion melde pas, da Word ikke accepterer at datakilden indeholder billeder.

I så fald er man nødt til at gå en omvej. Billederne skal i givet fald være gemt i en eller flere mapper på harddisken. I datakilden skal man i stedet have et felt, hvor man angiver sti og filnavn til billederne. Dette skal dog gøres lidt specielt, idet sti skal adskilles af to backslashes, i stedet som normalt af en enkelt. Et eksempel på hvordan et sti- og filnavn skal skrives, kan være:

c:\\Billeder\\Billed1.jpg

På det sted i Word dokumentet, hvor man vil have billedet til at stå, indsættes et INCLUDEPICTURE felt. Dette (og mange andre felter) finder man under menuen Indsæt, punktet Felt (Word indtil 2003 versionen) eller Fanebladet Indsæt - Knappen Hurtige dele i gruppen Tekst (Word 2007 og nyere). Når feltet er fundet på listen, skal der bare klikkes OK, uden at man udfylder noget i dialogboksen.

Når man returnerer til dokumentet, vises nu et felt med en fejl: Fejl! Filnavn er ikke anført. Højreklik på fejlkoden, og vælg Feltkoder til/fra (eller tryk på Skift+F9). Nu vises feltkoden:

{ INCLUDEPICTURE  \*  MERGEFORMAT }

Placer markøren lige inden backslashen. Indsæt dernæst det flettefelt, der indeholder sti- og filnavn på samme måde som du indsætter alle andre felttefelter. Når du er færdig, skal feltet se således ud:

{INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD "Billedfeltnavn" }}

Højreklik igen og fjern feltkodevisningen. Nu kan du brevflette på almindelig vis.

NB! I nyere versioner af Word vil man se, at fejlkoden Fejl! Filnavn er ikke anført vises i dokumentet, også efter at fletningen er gennemført. Fortvivl ikke. Marker i stedet hele dokumentet med Ctrl+A og tryk F9 for at opdatere felterne. Så skulle billederne gerne blive vist. Alle breve skal være færdigflettede før du trykker Ctrl+A.

Hvis du gerne vil have billederne til at blive lige store i dine dokumenter, og de ikke er det fra "naturens hånd" så at sige, kan det ikke lade sig gøre med feltet alene. INCLUDEPICTURE har to parametre, som kan bruges til at angive henholdsvis bredde og højde for de billeder, der skal indsættes, men desværre kan disse ikke bruges i denne sammenhæng. Det ser måske ud til at virke i flettebrevet, men så snart du fletter, får billederne igen deres oprindelige størrelser i de færdige breve. Det er simpelthen den måde, Word virker på, og det kan ikke ændres.

Giv billeder samme størrelse inden fletning

Der er to muligheder for at løse problemet. Enten kan man rette størrelse på alle billeder manuelt, når fletningen er færdig, hvilket kan være en omstændelig proces, hvis der er mange billeder. Ofte vil det være nemmere at tilpasse størrelse på billederne inden fletningen. Også dette kan gøres manuelt, billede for billede ved hjælp af et billedbehandlingsprogram, men igen kan det tage lang tid. Det vil være nemmere at gøre det i en såkaldt batch-proces, der behandler en lang række billeder samtidigt. Det er der en del billedbehandlingsprogrammer, der kan, fx de gratis programmer Irfanview og XnView.

Irfanview kan hentes her: http://www.irfanview.com/ og
XnView her:  http://www.xnview.com/en/

I Irfanview findes funktionen under menupuktet File og hedder Batch conversion/Rename. I dialogboksen sættes flueben i boksen Use advanced functions for bulk resize. Klik på knappen Advanced og sæt størrelsen.

I XnView findes funktionen under menupunktet Værktøjer og her kan man vælge Multikonvertering eller Konverter mappevis, hvis alle billederne ligger i samme mappe. I dette program kan man i fanebladet Transformationer vælge, hvilken funktion, man vil bruge. Her vælges Ny størrelse, hvorefter størrelsen kan bestemmes.

I begge programmer, kan man lave mange andre transformationer enten solo eller samlet. Det er derfor en god ide at hente programmerne og så udforske mulighederne, så man finder det, der bedste tilfredsstiller de behov, man har.  Men husk at "lege" med de to programmer på en kopi af dine billeder, hvis noget skulle gå galt undervejs. Begge programmer har i øvrigt glimrende "almindelige" billedbehandlingsprogrammer.

Det ellers meget avancerede billedbehandlingsprogram, GIMP (GNU Image Manipulation Program), har ikke som standard en sådan batch-funktion. Til gengæld kan man hente et GIMP plug-in, BIMP (Batch Image Processing), som kan løse opgaven. Se denne video: https://www.youtube.com/watch?v=E0exSagIxm4. Også andre gratis programmer, som fx Photoscape, Picasa (video her: https://www.youtube.com/watch?v=K2CfmEQdi24 og flere andre, kan enten direkte konvertere eller har plug-ins, der løser opgaven. Det samme gælder selvfølgeligt også betalbare programmer.

Dn sidste mulighed, jeg vil omtale, er at bruge hjemmesiden http://bulkresizephotos.com/. Her sker ændringen af størrelsen online, og der skal ikke installeres programmer på egen pc. Følg denne vejledning:

  • Gem billederne i en mappe, som kun skal bruges til de billeder, der skal behandles. Dette er ikke en nødvendighed, men gør det nemmere at finde billederne ;-)
  • Klik på Choose images.
  • Åbn den relevante mappe.
  • Vælg alle de fotos du vil ændre størrelse på. 
  • Klik på Åbn.
  • Bestem størrelsen. Jeg plejer at bruge Exact Size, men der er andre muligheder.
  • Klik på Start Resizing. Det går pænt hurtigt, ca. 1 sekund pr. billede.

De færdige billeder leveres i en zip-fil, som du så kan åbne, gemme eller pakke ud.  De oprindelige billeder ændres ikke, så du risikerer ikke at miste noget, du senere fortryder.

 

- Til top -
- Tilbage til Word -